Doelgericht schrijven – zzp’ers

Sterke, doelgerichte teksten schrijven …

Workshop doelgericht schrijven Tekstgericht

Workshop doelgericht schrijven Tekstgericht

Schrijf jij als zzp’er ook elke dag zo verschrikkelijk veel teksten? Zoals mails naar klanten en collega-ondernemers, nieuwsbrieven of blogs? Teksten voor een nieuwe brochure, de website, rapporten en ‘longreadlinks’ op social media …? En wil jij graag doelgerichte tips over hoe je je teksten écht effectief kunt opbouwen? Dan geef ik je graag in 1 middag handvatten en tips die ervoor gaan zorgen dat jij sterke, doelgerichte teksten schrijft die je resultaat geven.

Workshop ‘Doelgericht schrijven’

Op vrijdagmiddag 27 mei van 13.00 uur tot 17.00 uur geef ik de workshop ‘Doelgericht schrijven’ speciaal voor jou als zzp’er. De workshop gaat door bij 5 deelnemers. Maximum aantal deelnemers is 10. Omdat we met een kleine groep zijn, ontstaat er een dynamiek die ervoor zorgt dat je vol schrijfenergie het weekend ingaat. Daarnaast is er ruim de gelegenheid om die vragen te stellen waar je zo graag antwoord op wil hebben en die jou vooruit helpen wanneer je aan het schrijven gaat.

Doelgerichte teksten met gewenst effect, leer je schrijven in de workshop ‘Doelgericht schrijven’.

Meld je aan voor vrijdag 20 mei en leer effectieve, goede en sterke teksten te schrijven!
Locatie: De Keukentafel, boven Café Bij van Dijk, Bogardeind 71a in Geldrop. Makkelijk te vinden vanaf de snelweg.
Kosten: 65 p.p., inclusief koffie/thee met Keukentafel-lekkers en helder naslagmateriaal.

Klik op onderstaande link en schrijf je nu al in om zeker te zijn van een plek!
Ik schrijf me in!

 

authenticity is all tekstgericht

Profileren anno 2016: draait het nu echt allemaal om online?

Het lijkt erop of communicatie anno 2016 alleen nog maar draait om social media, internet en allerlei apps. Daar gebeurt natuurlijk ook ontzettend veel en gaan de ontwikkelingen super snel. Maar vergeten we nu dat het niet alleen maar draait om het online profileren van onze organisaties? Of draait het anno 2016 wel allemaal om online?

Ik geef meteen antwoord vanuit mijn visie: nee, nee, en nog eens nee. Zeker niet. Waarom niet? Omdat wij als mens allemaal ‘draaien’ op vertrouwen. Dat zit in ons gebakken. En je moet veel van een organisatie of deskundige lezen, horen en zien om puur vanuit een online basis, te besluiten dat je een afspraak wil maken. En dan, bij die afspraak, komt het natuurlijk aan op hoe écht de organisatie of deskundige overkomt. Of deze ook zo is als het beeld dat hij of zij online heeft gecreëerd. (Of liever zelfs nog beter.) Pas als dat het geval is, geeft de potentiële relatie je onbewust het stempel ‘betrouwbaar’ en is er kans dat jullie samen in zee gaan.

Veel tijd in online contactmomenten

We worden, wanneer we op zoek gaan naar informatie over hoe we ons als organisatie momenteel het beste in de markt kunnen bewegen, min of meer doodgegooid met artikelen, white papers, e-books, webinairs en blogs. Want zo kun je je als organisatie op het internet nu eenmaal anno 2016 het beste laten zien. Van artikelen over details die van belang zijn om op te nemen in je post om gezien te worden door Google, tot grote overall-visieartikelen die meer vertellen over de strategische achtergronden wanneer het gaat over de online marketing. En natuurlijk geldt dit niet alleen voor artikelen over het vakgebied waar ik in beweeg, maar ook voor allerlei andere vakgebieden. Ga je online op zoek naar informatie, dan is er op internet een heleboel te vinden.

Natuurlijk is dat logisch, want onze medemens en potentiële klant, prospect en relatie brengt nu eenmaal veel tijd door op het internet. Uit het onderzoek ‘Media: Tijd 2015’, gepresenteerd in maart 2016, blijkt dat er gemiddeld iets meer dan 3 uur per dag ‘gefocust’ naar media gekeken wordt. Wanneer we álle media meenemen en ook de tijd waarop men minder gefocust met media bezig is maar ermee ‘multitaskt’, dan is dat 8 uur en 13 minuten. Gemiddeld; dus alles verdeeld over mannen en vrouwen, ouderen en jongeren. Dat is langer dan de gemiddelde werkdag van de werknemer. (Interessant onderzoek overigens:  http://www.mediaonderzoek.nl/7449/mediatijd-2015/)

Wanneer je je product, je merk, je dienst of organisatie onder de aandacht wil brengen, is het heel fijn als je in ieder geval ergens in die 3 uur het brein van je potentiële klant binnendringt. Je gaat jezelf dus online laten zien, door middel van alle eerder genoemde middelen. Hoe je dat doet, is voor een heel groot deel strategisch uit te zetten. Je onderzoekt waar jouw (potentiële) relaties zich online bevinden. Je gaat in op hun gemeenschappelijke factor, onderzoekt welke de gemeenschappelijke vragen zijn. Je volgt ze (online), je verbindt je met ze (online) en je praat met ze (online). Met, als in een dialoog.

Maar het draait om vertrouwen …

En nu dan naar de kern. Want ook al zijn we zo ontzettend veel uren bezig met media: uiteindelijk willen we écht contact. Contact waarbij je elkaar in de ogen kunt kijken. Een prachtig artikel van Patricia van der Linden op Frankwatching http://www.frankwatching.com/archive/2016/04/04/communicatieprofessional-be-real-dit-zijn-de-trends-van-2016-onderzoek/ en een gesprek dat ik had met een oud-collega, gaven mij het gevoel als communicatieprofessional zijnde hierover toch iets onder de aandacht te moeten brengen. Want als jij in het echte leven iets heel anders laat zien dan dat je online gepresenteerd hebt, dan kan het helemaal misgaan. Een van de trends die Patricia aanstipt is de trend ‘Be real’, die in mijn optiek het beste wordt uitgelegd door Noëlle Aarts, hoogleraar strategische communicatie, in het filmpje bij het artikel.

In essentie gaat het namelijk, zoals ik al zei, over vertrouwen. Je werkt liefst samen met iemand die je kunt vertrouwen. En zoals Noëlle Aarts het aangeeft: vertrouwen is iets wederzijds. Geef jij vertrouwen, krijg je ook vertrouwen terug. De organisatie die alleen belooft en vertelt, redt het niet zomaar. Die moet laten zien dat die te vertrouwen is. Doen wat die zegt dat die doet. En dat kan alleen als je écht bent. Authentiek. Jezelf. Be real. En dus eerlijk. Welke online strategie je ook hanteert, je komt er pas wanneer je laat zien dat je te vertrouwen bent. Dat je doet wat je belooft. Het hele online verhaal is pas stap één. Of is het wel een stap? Of is het misschien zelfs meer een extra service voor de relaties die je al hebt?

Wat ik vertel, is in mijn optiek helemaal niets nieuws. Het lijkt alleen of de dynamiek van online media het belang van authenticiteit overschreeuwt. Ik weet niet hoe het met jou en jouw organisatie zit, maar de meeste opdrachtgevers aan wie ik mijn diensten verleen zijn mensen die mij kennen of gekend hebben. In het echt. Met mij gewerkt hebben. In het echt. Met mij gesproken hebben. Of via-via van mij gehoord hebben en zo in contact zijn gekomen met mij. En voor zover ik me kan herinneren nog geen mensen die mij helemaal niet kennen en puur af zijn gegaan op mijn online profilering.

Be real

Het opstellen van een online profileringsstrategie start in mijn optiek dan ook vanuit de basis van een organisatie of deskundige. Wie is zij echt en waar staat zij voor? Hoe is zij werkelijk? Wat kan zij werkelijk? Dat kun je op verschillende manieren online laten zien. Alleen op deze wijze kan wat je online laat zien ook in het echte leven worden bevestigd. En ben je authentiek. Van waarde voor je relatie. En krijg jij het stempel ‘betrouwbaar’. En dat is waar het ook om moet blijven gaan en waar we denk ik als communicatiespecialisten wel voor moeten blijven waken. Meedraaien in alle online dynamiek, maar de authenticiteit bewaken.

 

Voorbeelden van service levels, alspraken en beloftes

Walk your talk: klantbeloftes en het communicatie-instapmoment

In dit artikel mijn visie op de beloftes die je als organisatie doet aan je klanten (cliënten en/of andere relaties); de afspraken die je maakt, de service levels die je hanteert en het belangrijke moment dat de communicatiespecialist hierbij moet worden betrokken. Mijn visie dus. Maar, wat denk jij als manager, directeur of bedrijfsstrateeg?

Klantbeloftes = afspraken = service levels

Voor mij zijn het synoniemen. In ieder geval zijn ze binnen je bedrijfsvoering zeer nauw met elkaar verbonden. Als e.e.a. namelijk niet werkt volgens de aangegeven service levels, kun je je afspraken niet nakomen en beloftes niet waarmaken. Als ik te kort door de bocht ga, hoor ik het graag. Maar lees eerst even verder.

Rondom elk product en elk type dienst worden allerlei ‘uitspraken’ gedaan. Over de kwaliteit ervan. Over wat het voor de klant gaat betekenen. Over wat het doet, hoe die dat doet en hoe lang. Over levertijden, wachttijden bij vragen, de werkwijze bij klachten of problemen, de levering van updates of nieuwe versies, over informatiebijeenkomsten, garanties – en wat er nog wordt gedaan na afloop van die garanties -, fan-dagen, abonnementsgelden, extra cadeautjes, noem maar op. Een aantal voorbeelden zie je in de afbeelding behorende bij dit artikel. En dat zijn er maar echt een paar.

Met die beloftes en afspraken trigger je een potentiële klant. Je probeert hem aan je te binden op een wijze die bij jou past, die bij hem past en die onderscheidend is van collega’s in de markt. Deze beloftes en afspraken worden binnen de organisatie vertaald in – ik noem ze – service levels. Handvatten waar alles om draait en die steeds top of mind zijn. Handvatten op basis waarvan jij beloftes kunt doen en afspraken kunt maken én waarmaken.

Oei ik groei …

Hoe groter de organisatie is (of wordt), hoe meer je bepaalde zaken uit handen geeft en zelfs moet geven. Zo ook de beloftes, de afspraken en de uitvoering ervan. Waar je dat eerst allemaal zelf deed, en dus zeker wist wát je kon waarmaken, heb je nu anderen nodig. En terwijl jij je nu buigt over de strategische koers van de organisatie – die min of meer gefundeerd is op jouw basisbeloftes – zijn jouw medewerkers bezig met het uitvoeren van jouw beloftes.

Alles, maar dan ook alles wat te maken heeft met jouw product of dienst, is van invloed op de klant en vooral de klantbeleving. Direct of indirect. “Nou nou nou … volgens mij valt dat wel mee … “, hoor ik hier als opmerking komen. Oké, niet alles dan. Wanneer je besluit intern een andere logistieke weg te bewandelen omdat dat intern beter is, is dat niet per se van invloed op de klant. Merkt deze hier niets van, prima. Niet noemenswaardig. Maar betekent het bijvoorbeeld dat je product nu nóg veiliger is in gebruik, dan is dat wel noemenswaardig. (Of de klant dit nu wel of niet merkt). Duurt het een dag langer voordat de klant krijgt wat hij heeft besteld, dan is dat ook noemenswaardig.

Communicatie bij beloftes – wat allemaal?

Wanneer het gaat om klantbeleving, heeft de afdeling communicatie een belangrijke rol. Dat weten we. Deze afdeling zorgt ervoor dat klantbeloftes die gedaan worden, duidelijk en eenduidig online en/of offline worden verwoord. Denk aan de welkomstbrief voor de nieuwe abonnee, de factuur, de afspraken over levertijden, de aanpak en oplossing van problemen, de inpakwijze van een pakket, de pakbon en de rol daarvan, de FAQ, de tijdige geleverde goede handleiding. Maar ook de brief voor de informatieavond, de opzet van het huismagazine, het kaartje voor de verjaardag van de cliënt en de communicatie rondom opzeggingen. Kortom: er zijn talloze communicatiemomenten te bedenken en te herkennen, waarbij de klantbeloftes keihard op papier worden gezet en gecommuniceerd aan de klant (en/of andere relaties). Denk voor meer voorbeelden gewoon even aan je eigen organisatie. Easy peasy job toch? Of niet?

De kritische communicatieblik bij bedrijfsbeloftes

Helaas. Zo easy peasy is het niet. Want vaker dan gedacht worden beloftes niet (helemaal) waargemaakt. Blijken zij zelfs intern niet eens waargemaakt te kunnen worden. Omdat de randvoorwaarden voor de uitvoering er niet zijn. Omdat de service levels er niet naar zijn. Omdat de bedrijfsprocessen anders zijn ingericht. (Zo mooi hoe alles met elkaar verbonden is!) De kritische communicatieafdeling gaat dus ook als eerste na of hetgeen dat hij of zij moet gaan schrijven ook wel daadwerkelijk zo wordt uitgevoerd, door te praten met … de uitvoerders. De mensen die dagelijks op de werkvloer vanuit betrokken disciplines de beloftes waar moeten zien te maken. Want zij weten van de hoed en de rand. Dus waar jij gebogen zit over de strategische koers ten behoeve van de verbetering van het bedrijfsresultaat (vergeef me de gemaksbeschrijving – ik begrijp ook wel dat het veel meer is dan dat alleen) en aangeeft wat er moet veranderen, gaan de uitvoerders – mits goed begeleid – in eerste instantie aan het stuiteren.
Laat ik hier eerst even uitleggen waar dus het in mijn optiek fout kan gaan. Namelijk in het ontkennen van de waarheid en dus procesbeleving van de uitvoerders. Ontkennen of negeren. Het spreekwoord ‘fake it till you make it’ is natuurlijk niet ooit voor niets bedacht. Toch kan het, mochten de neuzen wat dit betreft niet dezelfde kant in staan, precies daar misgaan. Hanteer je deze visie binnen je bedrijf, dan schakel je communicatie dus niet in als kritisch meedenkend, maar puur als uitvoerend. Want “Oh ja, er moet ook nog een brief uit. We gaan het namelijk anders doen en dat is zo en zo. Stel jij die even op dan?” Soms ga je dan iets beloven aan de klant, dat in de praktijk echt niet waargemaakt kan worden. Ook niet door net alsof te doen, totdat iedereen gelooft dat het wel waargemaakt wordt.

Toch: zoals het is bedacht, zo moet het ook gaan werken, omdat het ‘x’ moet gaan opleveren. Hoe kun je zoiets nu in goede banen leiden?

Meteen in goede banen met … communicatie!

Hoe leid je de introductie van een nieuwe belofte dus in goede banen? Hoe bewaak je beloftes? Hoe maak je goede beloftes die je waar kunt maken? Simpel. Door intern open te zijn. Door aan te geven waar verandering noodzakelijk is. Wat voor nieuws je wil gaan invoeren. Waarom. Welke verandering het betreft. Wat de verandering (of de vernieuwing) uiteindelijk oplevert. Dat er dus anders gehandeld moet gaan worden. Hoe dat dan moet gaan. Dat er natuurlijk open wordt gestaan voor suggesties. Met de vraag het aan te geven wanneer en waar het eventueel structureel mis kan gaan. Dan kan daar weer op ingespeeld worden. Net zo lang tot de verbetering de dienst of de invoering van het product een echt ingewortelde service level is, een klantbelofte waar iedereen op kan bouwen. Een klantbelofte die intern eigen is, en die de uitvoerders op de werkvloer ook graag waar willen maken. Langzaam, heel langzaam kom ik tot de kern.

Alle communicatie rondom beloftes wordt vastgelegd. Daar wordt straks naar buiten toe op verschillende manieren over gesproken. En dat zijn weer allemaal redenen waarom de klant natuurlijk juist bij jou moet zijn. En bij elk contactmoment moet die klant in zijn gemaakte keuze worden bevestigd. Want jij maakt waar wat je belooft. Afspraak is afspraak en daar wordt iedereen blij van.

Dus net zoals bedrijfsprocessen worden getest, schrijft de communicatiefreak verschillende ‘versies’ van de brieven en mails over de service levels. Al vanaf het begin. Laat communicatie alvast beschrijven welke belofte uiteindelijk waar wordt gemaakt en hoe. Werk van daaruit verder. Niemand schrijft in één keer de perfecte tekst. En terwijl de tekst wordt bekeken door de betrokken mensen, kunnen meteen de beloftes vanuit de bedrijfsprocessen (en de bijbehorende service levels) worden getest.

Wie dus en wanneer?

Wie betrek je dus bij de implementatie van nieuwe afspraken en beloftes of veranderingen? De uitvoerder(s), de procesverantwoordelijke(n) én communicatie. Meteen al. Laat je communicatie pas op het eind van dit traject haar ding doen, dan zal deze kritische specialist toch nog voor wat ontdekkingen zorgen. Communicatie wil namelijk graag dat de dingen gebeuren zoals zij ze naar buiten toe verwoordt. Walk your talk. Dan maak je waar wat je belooft. Afspraak = afspraak. De beste belofte die je kunt doen.

Of … is de communicatieafdeling (net zo langzaam als ik in deze tot de kern kwam), juist een vertragende factor? Hoe gaat dat bij jullie in de praktijk? Ik ben heel benieuwd op jullie visie als managers, directie en bedrijfsstrategen … Op welk speelt communicatie een rol binnen jullie organisaties? Leuk om eens intern te bekijken misschien …

De klant en zijn reis (naar jou): ondernemers … aan de slag!

Het laatste project dat ik deed voor Bosman Medische Hulpmiddelen was onderdeel van de online strategie en de realisatie van die strategie. Een van de onderdelen van dit project deed ik samen met een megafijne collega en online-professional: het bepalen van de persona’s en customer journeys. Of, in gewoon Nederlands gezegd: wij onderzochten welke informatiebehoeftes welke klanttypes hebben.

Als je daarmee aan de slag gaat, vraagt dat aardig wat communicatief en creatief inlevingsvermogen van jou als adviseur of ondernemer. Want voor jou als ondernemer is het ook slim om hierover na te denken. Laten we bijvoorbeeld even doorgaan op de elektrische fietsen uit het blog ‘Publiciteit anno 2016 – hoe kun je nu meer klanten krijgen?’. Als je vanuit dat blog met me verder werkt, dan hebben we al een leuke startlijst met onderwerpen samengesteld waar het over kan gaan als het gaat over jouw organisatie, product of dienst. Maar niet elke klant (of potentiële klant) is hetzelfde. Elke klant heeft een ander referentiekader. De fietsenfabrikant weet dat ook. Hij heeft dan ook verschillende fietstypen met specifieke kenmerken ontwikkeld, die weer passen bij een specifiek type klant.

Wie zijn je (potentiële) klanten?

Eerder schreef ik het meer algemene blog ‘inleven in je potentiële klant’. Het is dus van belang om in hun huid te kruipen. Wie zijn zij? Welke mensentypes willen een elektrische fiets? Hoe oud zijn zij? Zijn zij overwegend man of vrouw? Waar wonen zij? Wat vinden zij belangrijk in hun leven? Werken zij nog? Welke functie hebben zij? Hoe is de gezinssamenstelling? 

Om hier antwoorden op te krijgen, kun je je eigen klantenbestand nagaan. Aan wie heb je fietsen verkocht? Probeer hieruit een aantal menstypes te kiezen die model staan voor anderen, die min of meer dezelfde kenmerken hebben. Dat zijn jouw persona’s. Mocht je veel via je website doen, en heb je hieraan statistieken gekoppeld, dan kun je hieruit ook de meest informatie halen. Kortom: duik in je (potentiële) klanten, leer ze kennen en maak van elk klanttype een soort blauwdruk, die steeds jouw uitgangspunt wordt. Daarna volgt de hamvraag van het onderzoek: welke redenen hebben die verschillende persona-groepen om over te gaan tot de aanschaf van de elektrische fiets?

De reis: de customer journey

Het gaat nu dus niet om de fietsreis die je klanten willen maken, maar om de reis die ze maken in hun hoofd vóór ze een fiets gaan kopen. Een reis die alles te maken heeft met de overwegingen wel of niet over te gaan tot de aanschaf van die fiets.

Welke redenen hebben de persona’s? Om te komen tot de aanschaf van een product, het afnemen van een dienst of het plaatsen van een reservering, maken zij allerlei verschillende afwegingen. Afwegingen die per persoon hetzelfde kunnen zijn, elkaar gedeeltelijk kunnen overlappen of die totaal verschillend zijn (maar wel net zo belangrijk). Kernvraag per persona: waarom een elektrische fiets? Het kan bijvoorbeeld liggen aan ouderdomskwalen of aan de wens langere fietstochten te maken, grotere afstanden te fietsen. Elke persona-groep heeft een ander antwoord.

Nog meer vragen van persona’s

Het voordeel van het opsplitsen van je doelgroep in persona’s is dat je nu de onderwerpenlijst die je al had, uit kunt gaan breiden. Die lijst kun je specifieker maken per groep. Hoe doe je dat? Door je kameleonspak gewoon even aan te houden en te bedenken welke vragen de persona’s nog meer hebben met betrekking tot de producten en diensten die jij te bieden hebt. Schrijf die vragen op en ontdek een mooie uitbreiding van de onderwerpenlijst. Gericht op de mensen die jij graag wilt bereiken. En als je dan bedenkt dat het brein van de mens in het algemeen werkt op de volgende manier: kennis = vertrouwen + beslissen (ooit zo opgeschreven door Richard van Hooijdonk in 2013, in een whitepaper van Marketing Monday, www.marketingmonday.nl/download/e-book-word-koning-contentmarketing) dan kun je zelfs  beginnen met het schrijven van artikelen. En met regelmaat gaan publiceren op je website bijvoorbeeld om de échte persona’s langzaam gewend te laten worden aan jouw kennis. Over die onderwerpen die voor jouw persona’s van belang zijn bij het maken van hun keuze (voor jou).

Natuurlijk zijn er nog veel meer aspecten die meespelen. Wanneer je zoekt op content-marketing, storytelling en allerlei andere verwante termen, krijg je enorm veel bruikbare, goede en interessante informatie. Ik probeer het meer praktisch en hapklaar te beschrijven.  Zodat je meteen zelf aan de slag kunt en stappen kunt maken. Wanneer je dat een prettige werkwijze vindt, blijf mij gewoon volgen! 6 x per jaar verschijnt er een nieuwsbrief, met allerlei praktische tips en wetenswaardigheden. Wil je deze ontvangen? Stuur dan een mail naar Marianne-Tekstgericht en je ontvangt deze vanaf mei 2016 in je mailbox!

 

 

Bedrijfswoordenlijst

Foutjes in mailverkeer (en andere tekstdragers)

Binnen uw organisatie worden gedurende de dag talloze e-mails geschreven en verzonden. Tussen collega’s onderling, naar klanten, cliënten, potentiële klanten en naar andere relaties. In die e-mails gaat het vooral over de producten of diensten die u voert, de services die gehanteerd worden en de service-levels die u binnen het bedrijf nastreeft. Kortom: ze gaan vooral over die dingen waar u als organisatie uw geld mee verdient.

Maakt het wat uit?

Natuurlijk kunt u zich afvragen of het echt iets uitmaakt dat een potentiële nieuwe klant in één offerte ‘stoma materiaal’, ‘stoma-materiaal’ én ‘stomamateriaal’ leest. Is de juiste Nederlandse schrijfwijze doorslaggevend? Maakt het iets uit voor de nieuwe abonnee of hij ‘U’ of ‘u’ is (of allebei door elkaar?). Is het belangrijk dat collega’s de naam van het evenement waar jullie op te vinden zijn, allemaal op dezelfde wijze spellen? Of maakt het niet uit dat de een vertelt dat jullie te zien zijn op de ‘Dutch Designweek’ en de ander op ‘The Dutch Design Week’ – aangekondigd op het Twitter- en Facebook-account van de organisatie …

In mijn optiek maakt het uit. Niet omdat ik tekstschrijver ben of zelf ‘moeilijk’ doe als ik zoiets tegenkom (afhankelijk van het vergissingsniveau, eerlijk is eerlijk). Het maakt uit omdat ik weet dat er mensen zijn die dat zéér belangrijk vinden. En een van die mensen kan net diegene zijn die de uiteindelijke keuze moet maken uit twee redelijk gelijke offertes, waarvan er een uit uw organisatie komt. Wel of niet met u in zee …  Wat zou het zeer doen als u uiteindelijk vanwege de presentatie van de tekst een mogelijke klant verliest.

De bedrijfswoordenlijst

Een van de manieren om ervoor te zorgen dat dit niet gebeurt, is het opzetten van een bedrijfswoordenlijst (een leuke klus voor de afdeling communicatie of de directiesecretaresse). Een lijst die op alfabetische volgorde te doorzoeken is en die iedereen binnen het bedrijf kan raadplegen. De eerste belangrijke woorden die hierin worden geplaatst zijn de productnamen die worden gehanteerd. Deze kunnen echt maar op 1 manier worden geschreven, dat moge duidelijk zijn. Maar ook de juiste schrijfwijze van functietitels, namen van afdelingen, en de juiste bedrijfsnaam zijn van belang hierin op te nemen. Net als andere veelvoorkomende woorden, zoals namen van procedures en soortnamen van producten. En woorden die met regelmaat verkeerd worden geschreven, zijn ook altijd goed om toe te voegen. Denk aan ‘u’ (i.p.v. ‘U’), en aan woorden die verkeerd geschreven een andere betekenis krijgen: ‘ten slotte’ en ‘tenslotte’.

Maak de bedrijfswoordenlijst beroemd

Introduceer de bedrijfswoordenlijst met soort sessie waar de opsteller van de lijst, de lijst toelicht (en direct respons en nieuwe input krijgt van de deelnemers). Dat kan bijvoorbeeld in een aparte sessie, maar ook in een afdelingsoverleg. Maak de bedrijfswoordenlijst beroemd binnen het bedrijf.

Door een bedrijfswoordenlijst te hanteren, zorgt u ervoor dat iedereen dezelfde ‘bedrijfstaal’ schrijft. U voorkomt fronsende wenkbrauwen en zelfs een mogelijk ‘rommelig’ imago bij de ontvangers van de teksten. Want zeg nu eerlijk: u weet ook wel dat met U echt iemand anders wordt bedoeld …

PS: het geheugen opfrissen als het over taalzaken gaat en het schrijven van een goede tekst? De schrijfworkshops van Tekstgericht geven direct resultaat!

Doelgericht schrijven (workshop)

Worstelend met een belangrijke e-mail? Of heb je een instructie geschreven, maar blijven de vragen maar komen? Heb je de opdracht een beleidstekst te schrijven, nadert de deadline, maar heb je moeite om ermee te beginnen? Blijken klanten de brief die ze hebben ontvangen niet goed te begrijpen?

Natuurlijk komen die teksten niet allemaal van jou af. Er zijn meer mensen binnen het bedrijf die achter de pc allerlei teksten moeten schrijven. Maar een goede tekst schrijven is niet voor iedereen even makkelijk. Zinnen die op meerdere manieren geïnterpreteerd kunnen worden, spellingsfoutjes, een instructie die stappen overslaat, te lange zinnen die uiteindelijk niet lopen … noem het maar op. Zou het niet fijn zijn om weer even wat tips te krijgen? Even het geheugen opfrissen: hoe zat het allemaal nu ook alweer?

Tekstgericht heeft hiervoor een workshop ontwikkeld die in 4 uur tijd de ins en outs geeft en die je helpt doelgerichte, duidelijke teksten te schrijven, die ook nog eens passen bij de tone-of-voice van het bedrijf. Deze kan gegeven worden binnen het bedrijf waar je werkzaam bent. Meer informatie: Incompany workshop doelgericht schrijven

Je kunt je ook individueel inschrijven voor deelname op een van de volgende data:

woensdag 27 april (09.00-13.00 uur) – uiterlijke inschrijfdatum 22 april

woensdag 25 mei (09.00-13.00 uur) – uiterlijke inschrijfdatum 20 mei

woensdag 22 juni (09.00-13.00 uur) – uiterlijke inschrijfdatum 17 juni

woensdag 20 juli (09.00-13.00 uur) – uiterlijk inschrijfdatum 15 juli

Schrijf je nu in : Ja ik doe mee!  Vergeet niet de gewenste datum van deelname aan te geven.

De workshop gaat door bij een minimale deelname van 5 personen (maximaal 10).
Kosten hiervoor zijn 65 p.p., inclusief koffie/thee en lekkers en helder naslagmateriaal. Aan het einde van de workshop heb je genoeg handvatten om snel en efficiënt doelgerichte teksten te kunnen schrijven.

Locatie: de workshop wordt gegeven bij De Keukentafel, boven Café Bij van Dijk in Geldrop. Adres: Bogardeind 71a

Ja ik doe mee!

Bloggen als onderdeel van de communicatiestrategie

Je hoort het steeds meer. Het gebeurt ook steeds meer als je om je heen kijkt. Mensen bloggen. Privé en zakelijk maken zij wereldkundig wat ze bezighoudt en wat ze weten. De wereld heeft een nieuwe vorm van voyeurisme gekregen: social voyeurisme. Zakelijk gezien een nieuwe manier van kennisdelen. Een manier om van elkaar te leren. De nieuwe manier om jouw potentiële klanten of cliënten te bereiken en te laten zien dat jouw organisatie het beste bij ze past.

Stoeien

Eigenlijk is het nog niet zo verschrikkelijk nieuw, maar we zijn als organisaties wel wat aan het stoeien. Want als communicatieadviseur begrijp je het belang en weet je wat voor positief resultaat de implementatie van een blogstrategie kan opbrengen. Maar begrijpt de directie of het bestuur dat ook? Zien zij de bloggers die de strategie vorm gaan geven, in samenwerking met de afdeling communicatie, als een leuk schrijfclubje of als een potentieel gevaar voor de betrouwbaarheid van de organisatie?
Met dit artikel hoop ik de directie toch te overtuigen van het belang van een blogstrategie, van bloggers op de werkvloer, en van de kansen die een blogstrategie kan bieden.

Kennis delen

De kennis over producten en diensten, en over de organisatie, ligt vast in het hoofd van de mensen op de werkvloer, van de mensen op de klantenservice. In het hoofd van de mensen die met klanten en cliënten werken. Zij weten waar de klant of cliënt echt behoefte aan heeft, en wat voor hen van belang is.

Stakeholders, mogelijke klanten en cliënten (lezers) zitten (onbewust) op deze kennis uit de organisatie te wachten. En eerlijk, zij lezen als voyeur en ervaringsdeskundige liever een persoonlijk verhaal over werkelijke ervaringen, dan een droge commerciële tekst die duidelijk door de pr-afdeling van de organisatie is opgelepeld. Die tekst lezen ze eventueel ook nog wel, maar een fase later. Pas wanneer de lezer heeft bedacht dat wat hij leest hem aanstaat; wil hij of zij nog meer weten en kunnen de informatiepakketten worden overhandigd.

De communicatieafdeling speelt graag op deze nieuwe voyeurstrend in. En het liefst stelt zij een groep bloggers samen, bestaande uit de verschillende klantcontactlagen van de organisatie, die schrijven over alle voor (potentiële) klanten en cliënten belangrijke punten. Doel is een helder en meer persoonlijk beeld van de organisatie geven.

De ‘angst’ van de directie ligt volgens mij als auteur onder andere in het volgende. Dezelfde groep mensen, die al die kennis hebben van de organisatie, weten ook waar het wringt. En hierover schrijven is niet echt een vorm van positieve reclame. Hoe kun je hierop monitoren? Wordt hier wel op gemonitord? En wordt het niet een soort ‘haak’clubje, dat wellicht aan het doel voorbijgaat?

Interne communicatiekans

Zie hier de wat mij betreft grote interne communicatiekans, die zo’n groep bloggers met zich meebrengt. Als directie ben je druk bezig met het opstellen van de grote beleidslijnen en doelstellingen die zich uitwaaieren naar de mensen op de werkvloer. De uitvoerders. En met dat uitwaaieren kan er een boel van de beoogde doelen verloren gaan, misschien omdat de doelstellingen niet helemaal realistisch vanuit de werkvloer bekeken zijn.

 Laat schrijven, laat schrijven!

Het feit dat je een organisatie draait met een communicatieafdeling, marketingafdeling, pr-afdeling, een afdeling met een combinatie van deze namen, of een enkele adviseur uit deze beroepsgroep, geeft aan dat je in ieder geval in de gaten hebt dat het werken aan identiteit en imago belangrijk is. Bloggen is een manier om dat imago verder vorm te geven. En mits goed aangestuurd: op positieve wijze. Maar het laten bloggen heeft ook een signaleringsfunctie, en dus een interne communicatiekans. Want als er blogs geschreven worden over wat niet werkt, niet lekker loopt of niet goed gaat, dan zijn dat mooie aanknopingspunten om te gaan onderzoeken wat er waar misgaat. Is het structureel of niet? Je begrijpt waar ik naartoe wil. Kansen om de organisatie verder te verbeteren. En dat is wat je als lid van de directie nu net graag doet.

Behalve dat is er nog een belangrijk punt dat ik naar voren wil brengen. Wanneer de communicatieadviseur adviseert om collega’s vanuit de praktijk te laten bloggen en er staat een groep collega’s op: dan zijn dat de mensen die zeer betrokken zijn bij klant, cliënt en organisatie.

ZuidZorg: de blogpraktijk

Ik geef een presentatie ‘Bloggen: sterke teksten’ bij een groep medewerkers van ZuidZorg. Social media adviseur Saskia van der Hilst is meer dan blij met deze groep mensen: “Want zij doen dit eigenlijk in hun vrije tijd, dus naast de werkzaamheden die zij al hebben. Daar ben ik super zuinig op.” En dus geeft zij de groep enthousiastelingen de informatie die zij nodig hebben, vraagt ze waar zij behoefte aan hebben en probeert ze daar zo veel mogelijk aan te doen. (Zoals het uitnodigen van iemand zoals ik :-)) “Ik koester ze.” Begrijpelijk. Want het werk dat de mensen bij ZuidZorg doen, is niet niets. Maar ze hebben hart voor de zaak en staan voor wat ze doen. Zijn trots op wat ze doen. En schrijven graag, dus werken ze graag mee door te gaan bloggen.

Ter voorbereiding op de presentatie krijg ik wat blogs te lezen. En ik moet zeggen; de teksten zijn warm, ze raken het hart, zijn soms wat persoonlijker en soms wat zakelijker. Vanuit verschillende perspectieven beschrijven de collega’s waar het hen om gaat en schetsen ze situaties. Het zijn bijna allemaal – op natuurlijke wijze – teksten die bijdragen aan het bereiken van het uiteindelijke doel, namelijk kortgezegd ‘het verpersoonlijken van de organisatie en laten zien dat de organisatie kennis van zaken heeft, dus een autoriteit is op de zorggebieden waarin zij zich beweegt’.

De uitspraak van de social media adviseur zet mij op het spoor om dit blog te schrijven. Het besef dat een goede blogstrategie een kans is om de buitenwereld op een andere manier kennis te laten maken met de organisatie, is binnen de organisatie goed aanwezig. Zeker bij de manager en haar (communicatie)collega’s. Maar uiteindelijk moet het gedragen worden door directie en bestuur. Pas als zij het dragen, kunnen deze bloggers, die allemaal een pr-functie hebben gekregen, meer tijd en ruimte krijgen om te beschrijven waar zij en de organisatie voor staan. Of stoppen deze bloggers als vanzelf meer privétijd in het bloggen voor de organisatie. En kan er samen met deze belangrijke club mensen gewerkt worden aan het verder verbeteren van het beleid. En het presenteren van het juiste imago naar buiten.

Beste directieleden

Wanneer de communicatieafdeling het gaat hebben over bloggen als onderdeel van de communicatiestrategie, door middel van blogs geschreven vanuit de werkvloer, dan gaat het niet om een ‘leuk schrijfclubje’. Het is een gedreven groep mensen die keihard werkt aan de profilering van de organisatie vanuit het hart dat ze ervoor hebben. Dat hebben ze namelijk zeker, anders zouden ze dit – buiten werktijd(!) – echt niet doen. Ze zijn ‘megabetrokken’. Koester hen. Maak tijd vrij en werk aan wat zij signaleren. Zij zullen u dan ook koesteren. En geloof mij: dat komt alleen maar ten goede aan de organisatie. Op allerlei manieren.

Publiciteit anno 2016 – hoe kun je nu meer klanten krijgen?

Katja, Elise en Joe

Een paar maanden geleden was ik bij de Familie van I, een bedrijf dat allerlei trainingen geeft over het publiceren op het internet. Ik volgde een pop-up-schooldag in Utrecht waarin het opstellen van een goede blogstrategie centraal stond. Een superdag die een bult energie gaf waar je u tegen zegt en die ervoor zorgde dat ik mijn eerste publicatie-regelmatigheidsafspraak maakte (met mezelf). Ik moet zeggen: die afspraak loopt goed. Elke dinsdag publiceer ik een blog waarop ook nog eens leuke reacties komen!

Katja Staring en Elise Roders stopten mij en mijn collega-bloggers een hele dag vol met tips, en zetten mij onder andere op het spoor van Joe Pullizzi, the King of Content, zoals hij wel wordt genoemd. Deze auteur van het boek ‘Epic Content’ is inmiddels mijn nieuwe facebook-vriend. En zoals alleen een Amerikaan het kan doen, maakt Joe Pullizzi content tot een rock & roll way of live. Geweldig! Maar past dat dan wel zo goed bij ons als nuchtere Nederlanders?

Jawel hoor. Even los van het feit dat je je als contentschrijver of -marketeer volgens Joe ook een rock & roll kledingstijl mag aanmeten, geeft hij verschillende grandioze tips om je bedrijf naar een nieuw level te brengen. Tips die overigens ook uit de monden van andere succesvolle Kings of Content komen, dus ze zijn  wel degelijk waardevol. En dat vind ik gaaf om te gaan testen.

Mijn testtuin. Mijn privé-blog is de testtuin waar ik verschillende onderdelen van contentstrategieën in ga zetten. Mijn doel met mijn privéblog is uiteindelijk een boek te publiceren en als journalist te kunnen schrijven voor toonaangevende magazines te kunnen schrijven. Mijn doel is uiteindelijk hierdoor ook met Tekstgericht meer opdrachten binnen te krijgen. Als contentschrijver, als blogger en als spreker.
Inmiddels heb ik begrepen dat een dergelijke queeste – dus het ‘runnen’ van een succesvol blog gemiddeld zo’n 3 jaar duurt. Ik heb dus nog wat tijd te gaan, maar ik tel vanaf januari, dus het eerste kwartaal zit er bijna op!

En hoe kan dat dan voor jouw bedrijf?

Natuurlijk wil jij ook jouw doelstellingen bereiken. En je weet ook dat het misschien anders moet dan voorheen. Denk jij ook al na over contentmarketing voor jouw bedrijf? Of het bedrijf waar je werkzaam bent? En ben je aan het onderzoeken hoe je dit nu het beste aan kunt pakken? Ga dan eerst eens na wat nu precies de doelstelling is of de doelstellingen zijn van de onderneming, waar contentmarketing aan kan bijdragen. Content als strategie is niet per se iets voor grote of voor kleine bedrijven. Sterker nog, het is zelfs een strategie die m.i. zelfs perfect past bij de persoonlijke doelstellingen die je als persoon wilt bereiken. Dat hoop ik uiteindelijk te laten zien in deze serie blogs.

Is content wel je ding? Wat kan dan content zijn? Hoe doe je dat? Waar begin je?

Elke organisatie zit vol met content. Elke organisatie heeft kennis in huis omtrent de producten of de diensten die zij levert. Stel; je hebt een winkel in elektrische fietsen. Jouw doel is uiteindelijk meer mensen op die fietsen  te krijgen. En dus een fiets bij jou aan te laten schaffen. Goed. Laten we beginnen. De belangrijkste vraag is dus: welke content heb ik eigenlijk als onderneming?

Waar kun je het over hebben als je elektrische fietsen verkoopt? Je kunt:

  • Vertellen over de techniek
  • Regelmatig onderhoudstips geven (leuk in video!)
  • Vertellen over je services
  • Een blogverslag maken van een dagje dat je zelf bent gaan fietsen – aantal kilometers – waar geweest – hoe hard – welke fiets, enz.
  • Een dagtrip plannen met anderen die ook zo’n fiets hebben (of een testfietsdag organiseren)
  • Een blogverslag maken van die dag
  • Vragen laten stellen door fietsers over hun fiets en die beantwoorden

Let wel: ik ben zelf natuurlijk geen ondernemer die elektrische fietsen verkoopt, maar dit zijn al een paar voorbeelden van hoe je je Facebook-pagina kunt gaan vullen. Facebook? Of toch iets anders?

Blog? Facebook? Twitter? Instagram? Of …

Ja, ook een belangrijke vraag. Waar ga je de inhoud plaatsen? Waar zijn jouw potentiële klanten te vinden ? Hoe bereik je die het beste?
Het geheim? Een mengelmoes van verschillende media gebruiken. En regelmatig van je laten horen met informatie gericht op wat de lezers zoeken. Dat is het geheim. Daarbij is een planning belangrijk: wanneer ga je wat posten op Facebook? Zet je ook bepaalde foto’s door naar Twitter? En zo’n filmpje waarin je onderhoudstips geeft plaats je natuurlijk op je website. Dat geef je dan via Twitter even door aan je volgers. Wanneer? Oeps: het lijkt het begin van een doolhof. Maar ik … ga je helpen!

Ik help je de fietsende ondernemer te worden die in de praktijk brengt wat de (potentiële) kopers ook graag in de praktijk willen brengen. De ondernemer waar (nieuwe) klanten blijven komen en je aanraden bij anderen. De ondernemer die ook nu in 2016 nog steeds meer klanten krijgt.

Zoals de verschillende Kings of Content zeggen: Jij bent de uitgeverij die allerlei informatie biedt over jouw product of dienst. Informatie die jouw relaties en potentiële klanten super interessant vinden om te weten. Die ze net zoeken en die ze graag blijven volgen. Het is anno 2016 slim geworden om jouw onderneming of organisatie eens te bekijken vanuit de kennis die zij te bieden heeft. Dat is het idee achter content als strategie. Ik test, beschrijf en deel met als doel dat  jullie ook jullie doelstellingen bereiken.

PS: Met dank aan de heldere uitleg van Joe, Katja en Elise. Want zij mogen van mij best in één adem genoemd worden!

 

Inleven in je potentiële klant

Er is geen discussie over mogelijk. De dienst die jij biedt of het product dat jij biedt, is het antwoord op de behoefte van jouw doelgroep. Dat weet je en daar sta je voor. En je bent goed in wat je doet. Het product dat je biedt is goed. En daar vertel je graag over, want je wilt zo veel mogelijk mensen helpen met datgene wat jij te bieden hebt.

Dat is waar het vak misgaat bij het vertellen. Natuurlijk is het belangrijk dat de jouw doelgroep de producteigenschappen weet. Natuurlijk is het belangrijk dat jouw doelgroep weet hoe jouw dienstverlening in elkaar steekt. Het is gaat echter mis wanneer je je doelgroep alleen over je kwaliteiten vertelt. Het gaat erom je doelgroep aan te spreken op datgene wat zij nodig hebben, waar zij naar op zoek zijn of … op datgene waarvan zij nog niets eens weten dat ze ernaar op zoek zijn.

Probleem en oplossing

Alhoewel veel marketeers en communicatieadviseurs een hekel aan de termen ‘probleem’ en ‘oplossing’ hebben, gebruik ik deze termen wel graag. Ik gebruik ze om op een eenvoudige manier duidelijk te maken hoe je je dienst of product moet beschrijven wanneer je je doelgroep echt aan wilt spreken.

Voordat jouw doelgroep met jou in contact komt, is er iets aan de hand waarvoor naar een oplossing wordt gezocht. Ze willen iets weten of ze willen iets hebben. Dan gaan ze zoeken … en het grootste deel van de bevolking zoekt tegenwoordig op het internet. Ze zoeken iemand het product of de dienst aanbiedt die de oplossing biedt voor datgene wat aan de hand is. Er is namelijk ergens een ‘probleem’: de stofzuiger is kapot, de administratie vraagt te veel tijd of er moeten weer originele kerstpakketten worden besteld.

Om je doelgroep echt aan te spreken, moet je inspelen op het probleem dat de doelgroep ervaart. Daarbij moet je rekening houden met de belevingswereld van die doelgroep en het hierbij passende referentiekader. En dat is moeilijk, want dat vraagt een behoorlijke inleving (bijna studie) van de mensen en bedrijven die in die doelgroep bewegen.

Laat je product of dienst even los

Probeer daarom voordat je aan de slag gaat met o.a. het schrijven van teksten voor commerciële uitingen, je product of dienst los te laten. Veeg het even helemaal van de kaart en kijk eens door de ogen van je doelgroep. Verplaats je in de huid van je potentiële klant: hoe voelt het probleem dat hij of zij heeft? Wanneer je dat in kaart hebt gebracht, kijk dan weer eens naar jouw dienst of product: hoe kan jouw dienst of product dit gevoel omkeren, oftewel het probleem van de klant oplossen? Gebruik deze beschrijvingen als basis van je uitingen; het is de eerste aansluiting tussen jouw en de klant.

Tip: Vind je het moeilijk door de ogen van je doelgroep te kijken? Ga dan in gesprek met klanten die je al hebt. Vraag ze waarom ze het zo prettig vinden om jouw product te hebben of van jouw dienstverlening gebruik te maken. Vraag ze hoe het voor hen voelde voor ze jouw product of dienst afnamen en vraag ze hoe het daarna voelde. Je zult zien dat jouw klanten hier graag aan meewerken.

De opbouw van een tekst

Een zakelijke tekst schrijven is niet voor iedereen even gemakkelijk. Daarom geef ik graag tips die – ongeacht het doel van de tekst – je toch kunnen helpen.

De logische volgorde

Wat is een logische volgorde? Dat is ook niet voor iedereen even duidelijk. Wat is een logische volgorde voor de lezer?

Elke goede tekst heeft een vaste structuur: inleiding – hoofdtekst – afsluiting. Dat is de logische volgorde, zeker voor de lezer. En omdat je bij de lezer iets wil bereiken, is het belangrijk dat je deze volgorde aanhoudt.

Inleiding

Elke tekst start met een inleiding. In een volgend blog vertel ik graag meer over hoe je een leuke of spanning opbouwende inleiding kunt schrijven. Nu geef ik je de ‘ technische’ aspecten:

In de inleiding geef je kort aan waar de tekst over gaat, op een pakkende manier (het thema van de tekst). Spreek de lezer daarbij direct aan op het voordeel dat hij heeft bij het lezen van de tekst: los hier zogezegd in het kort zijn probleem al op! Vaak wordt aangegeven dat je in de inleiding antwoord moet geven op de WIE-, WAT-, WAAR-, WAAROM- en HOE-vragen. Je kunt er ook voor kiezen, afhankelijk van het doel, bijvoorbeeld de ‘hoe’ pas in de hoofdtekst aan te geven.

Het thema van de tekst is iets anders dan het doel van de tekst. Het doel van deze tekst bijvoorbeeld is jou tips te geven bij het schrijven van teksten. Het thema van deze tekst is: tekststructuur.

Hoofdtekst

In de hoofdtekst diep je het thema van de tekst uit en geef je antwoord op de vragen die de lezer over het thema (met betrekking tot jou) kan hebben. Wie, wat, waar, waarom en hoe zijn de vragen die hier uitgebreider beantwoord kunnen worden. Je kunt hier eventuele bezwaren die een lezer van je tekst zou kunnen hebben al weerleggen, voordelen en nadelen uitleggen, onderzoeksresultaten uiteenzetten, enz. Verdeel de tekst in alinea’s, liefst met tussenkopjes (afhankelijk van de lengte van de tekst). Probeer je vooraf in te leven in de gedachten, omstandigheden en opvattingen die je lezers hebben over het thema en leidt ze dan naar de slotsom die in hun voordeel ligt: de afsluiting.

Afsluiting

De afsluiting kan conclusies geven, toekomstperspectief weergeven, oproepen tot actie, een eventuele uitsmijter bevatten en terugkoppelen naar de opening van de tekst om het een afgerond geheel te maken.

Schrijven is niet niets …

Schrijven is zo gemakkelijk nog niet. Er komt veel bij kijken en het vereist ook nog inzicht in de lezer, inzicht in het thema en inzicht in de aansluiting tussen deze twee. Begin daarom altijd met een kladversie. Leg deze weg en lees hem na een tijdje weer opnieuw. Vaak vallen je dan punten op die je aan wilt passen. Zo ga je in rondes naar de definitieve tekst. Een goede planning maken is belangrijk en zorg dat je hierbinnen de tijd kunt nemen.