Werken met een VA. Hoe pak je dat aan?

Werken met een VA. Hoe pak je dat aan?

Het is helemaal van deze tijd. Wanneer je als zzp’er groeit en meer klanten krijgt, kan het zijn dat je uren tekort gaat komen. En dat je veel in de weekenden en de avonden werkt. Wat er ook gebeurt is dat werkzaamheden die je minder leuk vindt, ook meer aandacht van je vragen. En dat er dus dingen zijn waar je van baalt als je ze moet doen. Dan kan het tijd zijn voor een VA, oftewel een virtual assistent.

Een VA?

In de offline wereld zou je de VA wellicht kunnen zien als de secretaresse. En die hadden veel verschillende taken. Dat is waarom je in de VA-wereld weer veel gespecialiseerde VA’s terugziet. De ene is echt ondersteunend op agendabeheer en mailbox. De ander is ondersteunend in de opmaak van documenten die je maakt, nog een ander is helemaal into het bouwen van funnels en het beheer ervan en ga zo maar door.

Wanneer je nu wel of niet met een VA moet gaan werken, daar zijn verschillende antwoorden op te geven. Zolang je alles nog zelf kunt doen én alles ook nog steeds leuk vindt om te doen, dan is de VA niet per se nodig. Het moment dat de zaken boven je hoofd gaan groeien en je merkt dat je te veel tijd bezig bent met dingen doen die je eigenlijk liever niet doet, dan kan de VA de oplossing zijn. De VA neemt je dan werkzaamheden uit handen waardoor jij tijd kunt besteden aan activiteiten die je wel graag doet. En afhankelijk van je benodigde inkomen en je inkomen kan dat ook betekenen: dingen voor jezelf doen. Een VA kan er dus ook voor zorgen dat je weer wat vrijheid terugkrijgt.

Welke werkzaamheden besteed je uit aan de VA?

Dat is – in mijn ogen – vrij snel te bepalen (alhoewel ik daar lang over heb gedaan zelf – het is ook een proces van los durven laten …).

Maak een lijst van alle werkzaamheden die in je bedrijf voorkomen.
Beoordeel de werkzaamheden stuk voor stuk op tijd – hoeveel tijd ben je gemiddeld per week/maand kwijt aan deze werkzaamheden?
Beoordeel de werkzaamheden stuk voor stuk op fun – hoe leuk vind je wat je allemaal moet doen?

Zoals gezegd zit ik zelf ook in deze fase. Inmiddels heb ik een aantal keer VA’s ingezet voor verschillende werkzaamheden. Vooral die mij (te) veel tijd kosten en daarnaast te veel energie. Kosten werkzaamheden mij teveel tijd en vind ik ze moeilijk of gewoon ‘saai’, dan kan het worden uitbesteed. Vind ik ze wel leuk, maar ontbreekt de tijd, dan is dat ook het geval.

Structureel of projectmatig

Op het moment besteed ik projectmatig uit. Dat wil zeggen: ligt er een klus die moet gebeuren, maar die mij te veel tijd kost die ik niet heb, en/of vind ik het lastig, dan zoek ik de VA die daarbij past. En dat laatste is dus ook een ‘ding’. Want welke VA past bij jou en je bedrijf? Bij mij werkt het zo: ik heb een aantal VA’s die ook klant zijn van mij. Ik heb hen inmiddels leren kennen en dan is de link zo gelegd. Ik heb ook met VA’s gewerkt en gesproken die mij zijn aanbevolen. Dat is dan ook niet voor niets, denk ik.
Structureel uitbesteden kan ook. Iemand die altijd eerst jouw mails bekijkt en alleen doorsluist wat je echt zelf antwoorden moet. Iemand die je blogs online zet en doorplaatst op de verschillende socialmediakanalen. Om maar wat voorbeelden te geven. Als dat jou tijd kost en je vind het ook nog eens niet leuk om te doen? Wellicht uitbesteden dus.
(Nog een mooi voorbeeld: wat als je tijd vrij wil maken om een boek te schrijven? Dan zou een VA misschien in te zetten zijn om werk uit handen te nemen zodat jij je op het schrijven storten kunt.)

Budget

Dan een laatste. Je budget. Wat kan en wil je uitgeven aan een VA en wat is het tarief van de VA die jij graag wil? Past die bij jou en je bedrijf en is die de investering waard? Wat je extra uitgeeft, wil je natuurlijk ergens ook weer terugverdienen. Dus ook daar moet je – in mijn optiek – goed naar kijken.

Natuurlijk komt er nog veel meer bij kijken. Ze kunnen nooit blind overnemen wat jij wilt uitbesteden. Ze hebben procesbeschrijvingen nodig misschien. Andere input – afhankelijk van wat jij dus de VA wil laten doen. Ze hebben misschien uitleg nodig, bijsturing. Dat kost je ook even tijd. Daarna zou het je alleen maar meer tijd voor jouw focus en meer plezier moeten opleveren. In mijn ogen dan.

Meteen een mooie om mee af te sluiten. Ben jij VA en heb je hier nog aanvullingen op of kun je tips geven aan ondernemers die worstelen met een VA-vraagstuk? Geef ze aan in een reactie hieronder; daar help je ons ondernemers weer enorm mee.

Heel veel succes, op jouw groei!

Marianne

4 Reacties

  1. Marlou Minten

    Inmiddels noem ik mijzelf al ruim 2 jaar geen VA meer, maar nog een paar tips;
    1. Wil je structureel met een VA werken, zet het budget wat je maandelijks zou besteden aan een VA eens 2 tot 3 maanden op een aparte rekening of spaarpotje. Houdt rekening met een minimaal uurtarief van gemiddeld €45. Kun je dat bedrag missen? Schakel dan een VA in. Je hebt sowieso al voor 2-3 maanden het budget aan de kant gezet, dus dat is fijn!

    2. Kijk niet alleen naar wat een VA jou oplevert in geld, maar vooral ook in tijd. En ga dan eens terugrekenen hoe duur het zou zijn geweest als je het zelf had moeten doen en hoeveel tijd en frustratie het dan had gekost.

    3. Een VA moet jouw bedrijf leren kennen. Neem daar de tijd voor. En neem een VA altijd mee in je toekomstplannen en doelen. Zo staan de neuzen altijd dezelfde kant op!

    Antwoord
  2. Elike van de Kerkhof

    Een VA werkt vanaf haar eigen werkplek. Dit betekent dat jij niet de extra kosten voor een werkplek hebt en er geen rekening hoeft te worden gehouden met reiskosten/-uren. En wat ook heel erg fijn is; jij kunt zelf bepalen hoeveel uur hulp nodig is.
    Als je iemand in dienst zou nemen komen daar verantwoordelijkheden en risico’s bij mee die je nu bespaart.
    Als het werkzaamheden zijn die af en toe terugkomen, kan je werk/procesbeschrijvingen maken. Dit is voor de VA fijn, maar ook voor jou zodat je niet eerst hoeft na te denken hoe het ook al weer moest.

    Antwoord

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Zoek blogs op categorie

Delen met:

Gratis e-book om je creativiteit te boosten

gratis e-book marianne canters schrijfcoach blogexpert
Elke week (schrijf)inzichten en (ondernemers)inspiratie ontvangen? Schrijf je dan in voor Mariannes Mail

 

 

dit veld niet invullen s.v.p.

Adres

Waleweinlaan 4
5665 CK Geldrop

Contact

Mobiel: 06-42515104
marianne@tekstgericht.nl

Jouw privacy is goed geregeld: 

Privacybeleid

 

Voor meer inspiratie volg je mij op: